Seu fornecedor atual está impedindo você? Confira aqui

Um fornecedor pode desacelerar seus negócios sem perder todos os prazos. Pequenos atrasos aparecem frequentemente no processo de encomenda: respostas lentas, atualizações de stock pouco claras, amostras atrasadas, verificações de qualidade repetidas ou documentos de envio que chegam depois de as mercadorias estarem prontas. Percebo o problema quando minha equipe gasta mais tempo solicitando atualizações do que atendendo clientes. Um fornecedor atrasado pode afetar os planos de produção, as promessas de vendas, o fluxo de caixa e a confiança do cliente. A pergunta certa não é apenas: “Os produtos são acessíveis?” Também pergunto: “Este fornecedor pode apoiar a forma como minha empresa opera?” Começo acompanhando o ciclo completo do pedido. - Tempo necessário para responder a uma consulta de produto - Tempo necessário para enviar uma cotação - Tempo de preparação da amostra - Tempo de produção - Tempo de inspeção de qualidade - Tempo de embalagem e preparação de documentos - Tempo de entrega da remessa - Tempo de resposta quando surge um problema Isso me dá uma visão mais clara do atraso. Um fornecedor pode produzir mercadorias rapidamente, mas levar vários dias para confirmar um pedido de compra. Outro fornecedor pode enviar dentro do prazo, mas enviar documentos incompletos, o que pode atrasar o desembaraço aduaneiro. Um simples cronograma pode revelar mais do que uma reclamação geral. Por exemplo, um pequeno comprador de móveis pode fazer um pedido na segunda-feira. O fornecedor confirma o preço na terça-feira, solicita a alteração do projeto na quarta, aprova a amostra na segunda-feira seguinte, inicia a produção três dias depois e prepara os documentos de embarque após o embalamento da carga. A fábrica pode descrever isso como um prazo de entrega normal. O comprador vê um problema mais longo: o pedido não foi movido durante vários intervalos entre as etapas. Separo o tempo de produção do tempo de espera. Isso me ajuda a discutir o assunto com fatos, em vez de frustração. A comunicação também é importante. Observo como o fornecedor lida com questões normais e difíceis. Um contato confiável não precisa responder em minutos, mas a resposta deve responder à pergunta, nomear a próxima ação e fornecer uma data realista. Uma mensagem útil pode ser assim: "Por favor, confirme o estágio de produção atual, a quantidade concluída, o trabalho restante e a data prevista de embalagem. Se o cronograma mudou, explique o motivo e compartilhe a nova data." Este formato reduz respostas vagas como “em breve”, “quase pronto” ou “sem problemas”. Fornece a ambos os lados as mesmas informações para revisão. Também verifico se uma pessoa é proprietária do pedido. Quando a equipe de vendas, a equipe de produção e a equipe de expedição fornecem atualizações diferentes, os atrasos ficam mais difíceis de controlar. Peço ao fornecedor que nomeie um contato para gerenciamento de pedidos e um contato de backup para os períodos em que essa pessoa esteja indisponível. Documentos de pedido claros podem eliminar muitos atrasos evitáveis. Antes do início da produção, confirmo: - Modelo e especificações do produto - Materiais e cores - Tamanho e peso - Método de embalagem - Requisitos de etiqueta - Quantidade por caixa - Padrão de inspeção - Endereço de entrega - Documentos necessários - Datas de produção e envio acordadas Fotos, desenhos e amostras marcadas ajudam a reduzir mal-entendidos. A confirmação por escrito também fornece a ambos os lados um registro quando os detalhes mudam. A capacidade do fornecedor é outro ponto que analiso. Uma fábrica pode lidar bem com um pedido pequeno, mas ter dificuldades quando a demanda aumenta. Pergunto quantos pedidos estão sendo produzidos ao mesmo tempo, quais etapas são tratadas por parceiros externos e onde geralmente ocorrem atrasos. A resposta não precisa parecer perfeita. Prefiro uma explicação honesta dos limites de capacidade a uma promessa que não pode ser apoiada. Os problemas de qualidade muitas vezes criam atrasos ocultos. Um produto que não passa na inspeção pode precisar de reparo, reembalagem ou substituição. A data de produção original torna-se então menos útil. Concordo com verificações de qualidade antes do início do pedido. A inspeção pode abranger função, aparência, tamanho, embalagem e rotulagem do produto. Também decido quem paga pelo retrabalho quando as mercadorias não atendem aos requisitos confirmados. Um plano de inspeção prático pode incluir: 1. Revisão de matérias-primas ou componentes principais 2. Verificação durante a produção 3. Inspeção de amostra antes da embalagem 4. Revisão final de quantidade e documentos O processo exato depende do produto. Eletrônicos, roupas, embalagens de alimentos e máquinas precisam de verificações diferentes. A preparação do envio merece a mesma atenção. Um fornecedor pode terminar a produção dentro do prazo, mas perder o navio planejado porque as caixas não estão prontas, os documentos de exportação contêm erros ou as dimensões da carga foram informadas com atraso. Solicito a lista de embalagem, contagem de caixas, peso bruto, peso líquido e informações de envio antes que a carga esteja pronta. Meu parceiro de frete poderá então verificar se os detalhes da reserva são adequados. As condições de pagamento também podem afetar a velocidade. Alguns fornecedores iniciam a produção somente após receberem um depósito. Outros aguardam aprovação da arte, confirmação do material ou pagamento de saldo. Inscrevo essas condições na programação do pedido para que minha equipe entenda o que deve acontecer antes do início da produção. Também comparo o prazo de entrega declarado do fornecedor com o desempenho anterior. Se o fornecedor disser que a produção leva 20 dias, mas os últimos cinco pedidos demoraram 29, 31, 26, 35 e 28 dias, planejo o histórico anterior até que o processo melhore. Uma pequena tabela de desempenho pode incluir: | Área | Hora acordada | Hora real | Notas | |---|---:|---:|---| | Cotação | 2 dias úteis | 4 dias | Detalhes do produto pouco claros | | Amostra | 7 dias | 10 dias | Material não disponível | | Produção | 20 dias | 28 dias | Questão de capacidade | | Documentos | 1 dia | 3 dias | Dados de embalagem alterados | Esta tabela oferece suporte a uma reunião útil com fornecedores. Posso perguntar o que causou cada lacuna e que medidas evitarão uma repetição. Um fornecedor não deve ser julgado apenas por um pedido atrasado. Os pedidos podem ser afetados por escassez incomum de materiais, interrupções no transporte, alterações no projeto ou problemas de qualidade. Procuro padrões em vários pedidos. Um padrão pode mostrar que o fornecedor é adequado para produtos padrão, mas não para trabalhos personalizados. Outro fornecedor pode oferecer um preço unitário mais baixo, mas exigir mais tempo de gerenciamento. Esse trabalho extra tem um custo, mesmo quando não consta na fatura. Eu calculo o impacto mais amplo do atraso. Se uma remessa atrasada causar perda de vendas, armazenamento extra, horas extras, frete aéreo ou trabalho de atendimento ao cliente, o preço baixo do fornecedor pode não levar a um custo total menor. Minha opinião é simples: um fornecedor faz parte do sistema operacional de uma empresa. A qualidade do produto é importante, mas a velocidade de resposta, o planejamento, a documentação e o tratamento de problemas também moldam a experiência do cliente. Se um fornecedor está me atrasando, não começo ameaçando mudar. Eu defino o atraso, compartilho os dados do pedido, concordo com um plano de correção e defino uma data de revisão. O plano pode incluir um contato nomeado, atualizações semanais do progresso, pedidos de compra mais claros, verificações antecipadas de documentos ou um pedido menor enquanto o processo é testado. Alguns relacionamentos com fornecedores melhoram depois que as expectativas se tornam claras. Outros continuam a criar os mesmos problemas. Quando o padrão permanece e o custo continua crescendo, comparo outro fornecedor com base no desempenho total e não apenas no preço. O melhor fornecedor não é simplesmente aquele que oferece uma boa cotação. É aquele que consegue se comunicar com clareza, manter um cronograma viável, sinalizar riscos antecipadamente e ajudar minha empresa a cumprir o que foi prometido aos clientes.

Muitas empresas permanecem com o mesmo fornecedor muito depois de o relacionamento parar de funcionar. Os pedidos podem chegar atrasados. A qualidade do produto pode variar entre lotes. As respostas podem levar dias e pequenos problemas podem se transformar em custos repetidos. Já vi equipes passarem horas resolvendo problemas de fornecedores quando poderiam ter usado esse tempo para atender clientes, melhorar produtos ou gerenciar vendas. Mudar de fornecedor pode ajudar, mas um novo nome na fatura não garante um resultado melhor. A escolha certa vem da verificação das áreas que afetam as operações diárias. Comece com os problemas que você pode medir Começo analisando pedidos recentes e perguntando: - Com que frequência as entregas chegaram atrasadas? - Quantos produtos foram danificados ou rejeitados? - Os preços mudaram sem aviso prévio? - Quanto tempo o fornecedor demorou para responder às dúvidas? - Os detalhes do pedido, faturas e registros de produtos estavam corretos? - O fornecedor tratou as reclamações de forma prática? Esta revisão ajuda a separar um erro único de um padrão normal. Um envio atrasado causado por um problema de transporte pode necessitar de uma resposta diferente de um fornecedor que perde as datas de entrega todos os meses. Verifique o custo real Um preço unitário baixo pode parecer atraente até que apareçam custos extras. Comparo o custo total de trabalhar com um fornecedor: - Preço do produto - Envio e manuseio - Quantidade mínima de pedido - Necessidades de armazenamento - Custos de devolução e reposição - Condições de pagamento - Tempo gasto pela equipe no acompanhamento - Perdas causadas por produtos atrasados ​​ou de baixa qualidade Por exemplo, um pequeno café pode descobrir que o fornecedor A cobra menos pelos grãos de café, mas exige pedidos maiores. O café precisa então de mais espaço de armazenamento e pode conter estoque não vendido. O fornecedor B pode cobrar um pouco mais por quilograma, mas entregar quantidades menores em horários regulares. A segunda opção poderia se adequar melhor ao fluxo de caixa e aos limites de armazenamento do café. O melhor preço nem sempre é o menor preço listado. É o preço que funciona durante todo o ciclo do pedido. Faça perguntas claras antes de fazer uma alteração Não confio nas promessas gerais de um fornecedor. Solicito detalhes específicos, como: - Qual o tempo habitual de produção ou preparação? - Quais áreas de entrega você cobre? - O que acontece quando o estoque não está disponível? - Como você gerencia mercadorias danificadas? - Qual é o seu processo de substituição ou devolução? - Você pode fornecer amostras ou um pequeno pedido experimental? - Com que frequência os preços podem mudar? - Quem cuidará das questões sobre pedidos? - Quais condições de pagamento você oferece? Perguntas claras facilitam as comparações. Mostram também como o fornecedor se comunica quando o relacionamento ainda é novo. Teste o fornecedor com um pedido pequeno Um pedido experimental me fornece informações úteis sem alterar toda a cadeia de fornecimento de uma só vez. Eu verifico: - Se o pedido corresponde aos detalhes acordados - Qualidade da embalagem - Condições de entrega - Consistência do produto - Tempo de resposta - Precisão da fatura - Como o fornecedor lida com um pequeno problema Um fornecedor pode apresentar-se bem durante uma visita de vendas, mas ter um desempenho diferente durante um pedido real. Um pequeno teste pode revelar essa lacuna. Peço também à minha equipe que registre o que aconteceu. Anotações de compras, depósito, finanças e atendimento ao cliente podem mostrar problemas que uma pessoa pode não perceber. Analise a qualidade de forma prática Os padrões de qualidade devem corresponder ao produto e às necessidades do cliente. Para produtos alimentícios, posso verificar o frescor, a embalagem, as informações do lote e a temperatura de entrega. Para materiais impressos, posso revisar cor, papel, acabamento e embalagem. Para peças ou equipamentos, posso verificar medições, detalhes de materiais e taxas de falhas. Uma pequena lista de verificação mantém a revisão consistente. Também fornece a ambos os lados um registro compartilhado caso surja um problema posteriormente. Analise os hábitos de comunicação A comunicação do fornecedor afeta todo o negócio. Presto atenção se o fornecedor: - Responde dentro do prazo acordado - Dá respostas completas - Informa antecipadamente os atrasos - Confirma as alterações por escrito - Mantém um canal de contato claro - Assume a responsabilidade quando ocorre um erro Nenhum fornecedor pode evitar todos os problemas. Um fornecedor útil facilita a gestão dos problemas porque a resposta é clara e oportuna. Planeje a mudança com cuidado A troca de fornecedores pode afetar o estoque, os pedidos dos clientes, a qualidade do produto e o fluxo de caixa. Eu crio um plano de mudança simples que inclui: - A data do último pedido com o fornecedor atual - Estoque restante - Resultados do pedido experimental - Condições do novo fornecedor - Cronograma de entrega - Verificações do produto - Responsabilidades internas - Uma opção de backup para necessidades urgentes Evito encerrar um relacionamento existente antes que o novo fornecedor tenha passado por um teste básico. Uma curta sobreposição pode reduzir lacunas no fornecimento, especialmente para produtos que os clientes esperam encontrar regularmente. O fornecedor atual também pode melhorar após receber feedback claro. Dou-lhes uma oportunidade justa de responder quando o relacionamento foi útil no passado. A decisão deve ser baseada no desempenho e não na frustração de uma conversa difícil. Definir padrões para o fornecedor após a mudança Um novo fornecedor deve saber o que um bom serviço significa para o meu negócio. Coloquei as principais expectativas por escrito: - Janelas de entrega - Especificações do produto - Níveis de qualidade aceitos - Processo de confirmação do pedido - Período de notificação para alterações de preço - Termos de devolução e substituição - Tempo de resposta do contato - Cronograma de revisão Uma breve revisão mensal ou trimestral pode ajudar ambos os lados a identificar pequenos problemas antes que se tornem caros. A revisão não precisa ser formal. Uma lista de pontos em aberto e ações acordadas pode ser suficiente. O fornecedor certo deve apoiar um trabalho constante sem criar pressão extra. Isso não significa que todos os pedidos serão perfeitos. Significa que as expectativas são compreendidas, os problemas recebem uma resposta clara e o custo total corresponde ao valor fornecido. Se entregas atrasadas, qualidade inconsistente, comunicação fraca ou custos ocultos crescentes se tornarem uma parte regular do seu processo de fornecimento, talvez seja hora de comparar outras opções. Uma avaliação cuidadosa, uma revisão completa dos custos e expectativas de serviço por escrito podem tornar a mudança mais fácil de gerenciar.

Um fornecedor pode parecer acessível no papel e ainda assim reduzir seu lucro. Tenho visto compradores se concentrarem no preço unitário enquanto ignoram outros custos ocultos no processo de fornecimento. Entregas atrasadas criam lacunas de estoque. Produtos defeituosos levam a retrabalho, devoluções e reclamações de clientes. Tempos de resposta longos ocupam horas da equipe. Pequenas taxas aplicadas a vários pedidos também podem alterar o custo real de um fornecedor. O número na cotação é apenas uma parte da imagem. ## Vá além do preço unitário Comece com o valor total que sua empresa paga para comprar, receber, verificar, armazenar e vender o produto. Uma simples revisão de custos do fornecedor pode incluir: - Preço unitário - Taxas de ferramentas ou configuração - Custos de embalagem - Frete e seguro - Encargos alfandegários - Taxas de inspeção - Custos de armazenamento - Custos de retrabalho e substituição - Taxas de processamento de pagamentos - Tempo gasto pela equipe na resolução de problemas de pedidos - Vendas perdidas causadas por atraso na entrega Por exemplo, um fornecedor pode oferecer um produto a US$ 8 por unidade, enquanto outro cota US$ 8,40. A opção de preço mais baixo pode parecer melhor. Se tiver uma taxa de defeito de 6% e muitas vezes for enviado com atraso, o trabalho extra de inspeção, substituição e atendimento ao cliente poderá custar mais do que os US$ 0,40 economizados por unidade. Um preço unitário mais elevado nem sempre significa um custo total mais elevado. ## Medir o desempenho da entrega Os problemas de entrega geralmente afetam mais do que o armazém. Quando um pedido chega atrasado, posso precisar atrasar a produção, alterar a data de entrega do cliente ou pagar por um transporte mais rápido. Estes custos devem ser registados em vez de serem tratados como acontecimentos isolados. Revise cada fornecedor: - Data de entrega prometida - Data de entrega real - Taxa de conclusão do pedido - Frequência de remessa parcial - Duração média do atraso - Tempo de resposta quando ocorre um atraso Um fornecedor que entrega no prazo na maioria dos meses, mas causa sérios atrasos durante períodos de maior movimento, ainda pode criar um grande risco comercial. Observe o histórico completo de pedidos, em vez de uma remessa bem-sucedida. ## Verifique a qualidade do produto com dados As discussões sobre qualidade ficam mais fáceis quando são baseadas em registros. Acompanhe o número de: - Inspeções malsucedidas - Produtos danificados - Peças faltantes - Etiquetas incorretas - Erros de tamanho ou cor - Devoluções de clientes - Remessas de reposição Você pode calcular o custo de qualidade com uma fórmula básica: Custo de qualidade = custo de inspeção + custo de retrabalho + custo de reposição + custo de manuseio de devolução Um vendedor de roupas, por exemplo, pode receber 1.000 itens de um fornecedor. Se 40 peças apresentarem problemas de costura, a perda direta não se limita a essas 40 peças. A equipe pode passar horas verificando o restante da remessa. Alguns pedidos podem precisar de substituição. Os clientes também podem perder a confiança na loja. A taxa de defeitos do fornecedor deve ser comparada com o custo de correção de cada defeito. ## Revise a comunicação e o suporte A comunicação deficiente pode se tornar um custo operacional. Preciso de respostas claras quando uma remessa muda, uma especificação precisa de confirmação ou surge um problema no produto. Se o fornecedor demorar dois dias para responder a uma pergunta simples, a decisão de compra poderá permanecer em aberto enquanto a produção aguarda. Registro: - Tempo médio de resposta - Precisão dos detalhes do pedido - Clareza das faturas - Capacidade de lidar com alterações - Qualidade dos relatórios de problemas - Acompanhamento após uma ação corretiva Um fornecedor não precisa concordar com todas as solicitações. A comunicação clara e as respostas realistas são muitas vezes mais úteis do que promessas que não podem ser cumpridas. ## Verifique as condições de pagamento e do contrato As condições de pagamento podem afetar o fluxo de caixa mesmo quando o preço do produto é aceitável. Leia os detalhes sobre: ​​- Requisitos de depósito - Prazo de pagamento do saldo - Mudanças de moeda - Quantidades mínimas de pedido - Condições de cancelamento - Regras de ajuste de preço - Cobertura de garantia - Responsabilidades de substituição Um fornecedor de baixo preço pode exigir um grande depósito antes da produção. Outro fornecedor pode cobrar mais por unidade, mas fornecer termos que se ajustem melhor ao seu fluxo de caixa. A escolha certa depende da situação empresarial completa. Os termos escritos também reduzem a confusão quando as especificações do produto ou as datas de entrega mudam. ## Crie um scorecard de fornecedor simples Um scorecard me ajuda a comparar fornecedores com o mesmo conjunto de perguntas. Você pode usar uma tabela mensal ou trimestral com estas áreas: | Área | Medida sugerida | |---|---| | Preço | Custo total no destino | | Qualidade | Taxa de defeitos | | Entrega | Taxa de entrega no prazo | | Comunicação | Tempo médio de resposta | | Flexibilidade | Capacidade de gerenciar alterações de pedidos | | Serviço | Velocidade de resolução de problemas | | Pagamento | Efeito no fluxo de caixa | Dê a cada área uma pontuação que corresponda ao seu valor para o seu negócio. Uma empresa que vende produtos sazonais pode dar mais peso à entrega. Um distribuidor de equipamentos médicos pode dar mais peso aos registros e documentação de qualidade. O scorecard deve apoiar uma decisão e não substituí-la. Um fornecedor com uma pontuação ligeiramente inferior ainda poderá atender às suas necessidades se seus pontos fracos forem fáceis de gerenciar. ## Fale com o fornecedor usando evidências claras Uma avaliação útil do fornecedor deve se concentrar em fatos. Em vez de dizer: “Seu serviço é ruim”, posso dizer: “Sete dos últimos vinte pedidos chegaram depois da data acordada. O atraso médio foi de quatro dias. Isso causou duas alterações na entrega do cliente e adicionou US$ 620 em custos de transporte e manuseio”. Este estilo dá ao fornecedor um problema claro para resolver. Solicite uma ação específica, um proprietário e uma data de revisão razoável. Mantenha os registros para que ambos os lados possam verificar se a mudança funcionou. Se o mesmo problema persistir sem uma resposta viável, o custo não será mais um erro ocasional. Tornou-se parte do relacionamento com o fornecedor. O custo real de um fornecedor inclui o dinheiro na fatura e o trabalho criado após o pagamento da fatura. Quando analiso preço, qualidade, entrega, comunicação e condições de pagamento em conjunto, posso ver onde o lucro está sendo perdido e onde um fornecedor está apoiando o negócio. Essa visão leva a melhores decisões de compra do que escolher apenas o preço unitário mais baixo. Agradecemos suas dúvidas: 741180541@qq.com/WhatsApp +8613967680688.

Martin Christopher — 2016 — Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos Robert M Monczka Robert B Handfield Larry C Giunipero James L Patterson — 2020 — Compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos John T Mentzer William DeWitt James S Keebler Soonhong Min Nancy W Nix Carlo D Smith Zach G Zacharia — 2001 — Definindo o gerenciamento da cadeia de suprimentos Robert B Handfield Ernest L Nichols — 1999 — Introdução ao gerenciamento da cadeia de suprimentos Organização Internacional para Padronização — 2015 — Requisitos de Sistemas de Gestão da Qualidade David Burt Sheila Petcavage Richard Pinkerton — 2010 — Gestão de Suprimentos